A gestão do seu trabalho representa um fator primordial para a manutenção e crescimento do seu negócio.

Em especial, porque este é um mercado superior a 40 milhão de potenciais clientes.

Pessoas inseridas no regime geral da previdência social, que poderão ter direito a aposentadorias, auxílio e serviços do INSS.

Essa prática necessita de uma gestão que contemple as atividades administrativas e operacionais e, em especial, os aspectos financeiros.

Sem a devida organização, o profissional não atinge a produtividade desejada, já que nenhuma metodologia específica de trabalho é seguida.

Uma das principais consequências da falta de organização é a dificuldade em localizar e consultar os documentos.

Então tenha cuidado.

Outro resultado da desorganização é a demora no atendimento e na resolução das aposentadorias e, finalmente, a perda dos clientes.

No presente artigo, forneceremos a você, leitor, algumas dicas de gestão do trabalho do profissional que atua como Representante de Aposentadorias no INSS. Acompanhe!

Estruture rotinas de trabalho #1

Uma dica importante para a gestão eficiente é estruturar rotinas de trabalho envolvendo os principais procedimentos: é importante determinar quais ações devem ser tomadas após o atendimento ao cliente e a contratação dos serviços, como o cadastro desse cliente seja numa planilha, agenda ou sistema.

Na verdade, cada profissional pode definir próprias suas rotinas, mas é fundamental que elas sejam seguidas por todos os profissionais.

O mapeamento dos processos ajuda a identificar quais rotinas são executadas primeiro, o que facilita o monitoramento e a correta aplicação de cada uma delas durante a jornada de trabalho.

Use ferramentas de controle #2

 

Para manter todas as rotinas sob controle, convém investir em ferramentas apropriadas, que ajudem a integrar as informações.

Além de integrar, essas ferramentas padronizam os procedimentos, tornando mais fácil sua realização.

A geração de relatórios é outro benefício resultante do uso de planilhas ou sistemas.

Um bom sistema compõe-se de módulos financeiros, padronização de documentos, agenda, petições, contratos e outros recursos.

Mas para começar basta um computador, boa vontade, conhecimento e os modelos certos para cada tipo de aposentadoria.

Com o aumento dos clientes, as ferramentas de organização começam a ser necessárias.

Por meio delas, você poderá efetuar o controle sobre o cadastro dos clientes e dos processos; as finanças; os prazos dos processos; os relatórios; os indicadores de desempenho e sobre operações diversas.

Padronize as informações #3

Padronizar as informações consiste em cadastrar as informações de maneira uniforme. Por exemplo, o profissional pode aplicar uma nomenclatura única para informações que possuem características semelhantes.

Nesse sentido,  deve segmentar as informações, separando-as em grupos específicos a fim de evitar duplicidade e facilitar a consulta.

Uma sugestão para padronizar é dividir em áreas bem definidas, como pastas por tipo de aposentadorias. Também é possível desenvolver formulários para cada grupo de informações, deixando-os acessíveis no sistema de gestão adotado.

Defina o fluxo de trabalho #4

A produtividade está muito associada ao fluxo de trabalho, sendo o tempo um fator determinante.

É necessário analisar as atividades efetuadas e o transcurso de cada procedimento (desde o começo até o fim).

Usando as ferramentas automatizadas, será possível controlar o tempo de todas as operações, definindo um fluxo de trabalho que aumente o nível de produtividade.

Tenha por hábito avaliar e corrigir #5

Finalmente, o gestor deve:

  • implantar um sistema semestral ou bimestral de avaliação e correção de procedimentos;
  • rever periodicamente as metas de clientes e trabalho por mês;
  • definir indicadores precisos para a avaliação;
  • melhorar o negócio por meio da análise de relatórios e da consulta a informações objetivas.

Conforme o que foi dito acima, você já efetua uma eficiente gestão da sua atividade no INSS ou ainda tem pontos a melhorar? Conte-nos nos comentários!

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